CONTENIDO

EDITORIAL

Hola,

Este fin de mes se cierra la recogida de puntos de la campaña Recomienda y gana.

Todos los que habéis conseguido puntos recomendando a vuestros amigos y conocidos, podéis cambiarlos por premios. Reenviarnos la copia del último extracto de puntos indicando vuestros datos y que premio preferís. Si escogéis el dominio en Internet, debéis decirnos el nombre del dominio que queréis. Si preferís la publicidad en el boletín, enviar-nos una descripción corta de vuestra actividad.

Si no tenéis suficientes puntos para el regalo que os gustaría o aún no habéis recomendado a nadie, recordad que tenéis hasta el 30 de junio para hacerlo y conseguir más puntos.

El boletín de este mes está dedicado al correo electrónico.

En el primer artículo, veremos como enviar cualquier documento por e-mail (facturas, listados, informes, etc) utilizando una impresora PDF .

El segundo artículo es una traducción de un escrito de Larry Brophy, donde encontraremos 7 consejos para redactar un e-mail “que venda”.

Que tengas un buen día.

Quim Herrera
Editor de Empresa Virtual

ARTÍCULO 1

El correo electrónico se ha ido imponiendo en muy poco tiempo y esta sustituyendo al correo tradicional y en muchos casos a las llamadas telefónicas.

Les razones principales para utilizar el correo electrónico en lugar del correo tradicional son obvias:

•  Coste : no gastas ni tinta, ni papel, ni sobres ni sellos.
•  Ahorras tiempo : no hay que imprimir, doblar, ensobrar, poner sellos ni depositarlo en el buzón de correos.
•  Velocidad : el destinatario recibe nuestro correo al momento.

Enviar un documento de texto por e-mail es sencillo: sólo hay que adjuntarlo al correo y enviarlo. Pero ¿ cómo se puede enviar una factura a un cliente, o el listado de clientes de una zona al vendedor o las declaraciones de impuestos a nuestro asesor fiscal ?

Una amiga me comentaba que cuando tiene que enviar una factura a un cliente por e-mail, la tiene que volver a teclear en word.

Hay una forma más sencilla: utilizar una impresora PDF .

Una impresora PDF es un programa que se instala en nuestro ordenador como si fuera una impresora de forma que cuando imprimimos cualquier cosa (listados, informes, documentos, facturas ,etc.) desde cualquier programa , podemos enviarlo a imprimir a la impresora PDF. Esta impresora genera un archivo en formato PDF que contiene el documento impreso. Ya sólo queda adjuntar el archivo al e-mail.

El formato PDF (Formato de Documento Portable) es un formato estándar de visualización e impresión de documentos. El programa más habitual para leer los archivos PDF es Adobe Reader (la patente es suya). Algunos navegadores ya llevan incorporado un lector de PDF. Existen lectores para la mayoría de plataformas: windows, linux, mac, Pocked PC, etc. Con lo que el documento PDF se puede visualizar e imprimir independientemente del sistema operativo o del ordenador que tenga el receptor.

Otra ventaja de este tipo de documentos es que se pueden guardar e imprimir pero no son fácilmente modificables (se necesita un programa especial de creación de PDF).

Para saber si tienes instalado el lector de PDF pulsa aquí. Si no puedes visualizar el archivo es que aún no tienes el lector de archivos PDF, puedes descargar la versión gratuita en :
http://www.adobe.es/products/acrobat/readstep2.html

Ahora ya solo falta la impresora PDF. Seguramente te estarás preguntando ¿ de dónde saco yo una impresora PDF ? .

Tengo un regalo para todos los suscriptores de Empresa Virtual: una excelente impresora PDF gratuita que se puede configurar en español. Se llama PDFCreator y puedes bajártela directamente desde aquí.

Guarda estos dos archivos en una carpeta vacía (puedes crear una carpeta que se llame PDFCreator en Mis Documentos y guardarlos allí).

- PDFCreator-Setup-0_7_1.exe
- espanol.ini

Una vez guardados, ejecuta PDFCreator-Setup-0_7_1.exe y sigue las instrucciones de instalación.

Te creara una impresora nueva llamada PDFCreator

Por defecto, se instala en la carpeta: C:\archivos de programa\ PDFCreator. Veras que dentro de esta carpeta hay 3 carpetas más: fonts, languages y lib . Copia el fichero espanol.ini dentro de la carpeta C:\archivos de programa\ PDFCreator\ languages .

Inicialmente, el programa PDFCreator esta en inglés y alemán. Con este fichero puedes trabajar con los menús y mensajes en español.

Pulsa sobre el icono PDFCreator que se ha creado en el escritorio o ves a Inicio-> Programas-> PDFCreator -> PDFCreator para cambiar la configuración del idioma en el menú idioma. Pulsa Guardar para grabar los cambios.

Puedes probar la impresora desde cualquier programa que tenga una opción de listados, genera un listado y selecciona la impresora PDFCreator para imprimirlo . También puedes imprimir este boletín.

PDFCreator te pedirá el nombre del archivo, el autor (opcional) y la fecha de creación. Pulsa el botón guardar y te pedirá la carpeta donde quieres guardar el archivo PDF. Si has marcado “abrir el documento después de grabar” se abrirá con el programa que tengas asignado a los archivos PDF.

Muchas veces resulta más cómodo que los archivos PDF se generen automáticamente en una carpeta determinada sin tener que introducir cada vez el nombre del archivo y la carpeta .

Para hacer esto ves a Opciones-> Programa-> Auto-guardar. Marca “utilizar auto-guardar” y elige la carpeta donde quieres que se generen todos los PDF. Pon <Title><DateTime> en el nombre del archivo para que el nombre sea el título del documento y la fecha y hora en que se imprime. Así evitamos archivos duplicados que se sobrescribirían. Pulsa Guardar para grabar los cambios.

Ahora ya puedes enviar cualquier documento por correo electrónico. Si tienes algún problema en la instalación, envíame un e-mail e intentaré ayudarte.

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ARTÍCULO 2

NO recicles el texto de correo directo tradicional. Aún si fue exitoso.

Comprende que Internet es un medio completamente nuevo. El texto que trajo altos porcentajes de respuesta en el mundo de marketing por correo directo puede ni leerse en la Red, especialmente si se envia como e-mail.

Aquí están las claves para escribir un texto de e-mail efectivo:

1. El asunto es el título.
Escribe un título (asunto) compacto de tres a cinco palabras. El asunto determinara si tu e-mail será leído o no. Los títulos engañosos (no relacionados con tu mensaje) no funcionan. Los usuarios de Internet son inteligentes y saben exactamente lo que quieren. Engañar no es una buena forma de empezar una relación.

2. Hazlo personal .
Y preciso. La gente en Internet quiere notas personales. Escribe para una audiencia de uno. Usa un lenguaje común y evita las formalidades.

3. Llega al punto .
Mantenlo corto y simple. No parlotees y parlotees en varios párrafos...o páginas. La gente en Internet quiere información rápida y clara. Los párrafos deberían tener un máximo de cuatro a seis líneas. Mantén una extensión total de menos de 300 palabras.

4. Dales un incentivo para actuar .
Proporciona una razón para comprar o actuar AHORA. La gente en Internet tiende a mantener la atención durante poco tiempo. Dales una razón precisa para visitar tu web o comprar AHORA (oferta por tiempo limitado, prueba gratis, entrega gratis, concurso, descuento, etc.).

5. Incluye una llamada para actuar.
Dile a la gente lo que quieres que hagan. No los dejes preguntándose cuál será el próximo paso. Encamínalos hacia la "acción que quieres que hagan" . Si no, sólo navegaran por ahí y se olvidarían de lo que están buscando.

6. Usa tu sitio Web.
Lleva a la gente hacia tu sitio Web. No trates de cerrar la venta en el e-mail. Es importante que la gente tenga (y haga) más preguntas. Las preguntas requieren interacción, y la interacción promueve relaciones.

7. Construye relaciones .
Pocos (si alguno) clientes que valen la pena están interesados en "una sola noche." Ten siempre el objetivo de establecer una relación a largo plazo. Escucha a tus clientes. Trátalos como te gustaría ser tratado (siempre y cuando no seas masoquista).

Consejo Extra:

8. Continúa.
Haz lo que dices. Pon tus manos y pies donde está tu boca. Cumple lo que prometes ya que el mundo es cada vez más pequeño. Recuerda : La única manera de ganar en Internet es compartir.

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